Das „Linke-Lade-Problem“

Das „Linke-Lade-Problem“ und ein Lösungsansatz (Bild: Rolf Handke/ pixelio.de)

In seinem Editorial mit dem Titel „Es wird Zeit!“ beschrieb Andreas Rockenbauer sein „Linke-Lade-Problem“. Besagtes Problem wurmte den E&W-Herausgeber, es beschäftigte ihn mehr als ein Jahr lang nahezu täglich. Wolfgang Grasl erkennt darin sich selbst und viele seiner Kunden. Der Lean-Coach beleuchtet das Problem aus Sicht der Lean-Philosophie und hat auch gleich einen Lösungsansatz parat ...

(Bild: Rolf Handke/ pixelio.de)

In seinem Editorial mit dem Titel „Es wird Zeit!“ beschrieb unser lieber Chef Andreas Rockenbauer sein „Linke-Lade-Problem“. (Im Download-Bereich unten können Sie das ganze Editorial nachlesen). Dieses Problem beschäftigte ihn mehr als ein Jahr lang nahezu täglich.

Konkret ging es um eine Lade links von seinem Schreibtisch, die Andreas Rockenbauer immer wieder öffnete, um ein ganz bestimmtes A4-Blatt aus einer dicken Mappe zu fischen. An sich nichts Ungewöhnliches, zumal er den gleichen Handgriff im Durchschnitt etwa zwei, drei Mal am Tag machte. Ungewöhnlich war eher, dass er sich jedes Mal darüber ärgerte, dass er in der Mappe lange suchen musste, um das jeweils richtige Formular zu finden, und er bislang nichts unternommen hatte, um diesen Zustand zu verbessern. Dabei hätte es den E&W Herausgeber bloß geschätzte 20 Minuten gekostet, um das Ganze neu zu organisieren und sich damit neben dem wiederholten Ärger auf Dauer auch jede Menge Arbeit zu ersparen. Er schreibt: „Diese 20 Minuten noch nicht investiert zu haben, ist offensichtlich irrational und eine Schwäche, die – so denke ich – ziemlich verbreitet ist, in den unterschiedlichsten Ausprägungen, aber stets mit dem gleichen Effekt. Immerhin, so sage ich mir, ist mir der Unsinn zumindest bewusst (was per se noch nicht gar so viel hilft) und ich will das nicht so einfach hinnehmen. Zu Wiederholungen kommt es dennoch immer wieder …“

Natürlich stellte dieser unselige Griff in die linke Lade nur ein kleines Problem für Andreas Rockenbauer dar, das seiner Meinung nach aber dennoch nicht unterschätzt werden sollte, da es Symptom eines Leidens ist, das bekämpft gehört. „Ich bin überzeugt, dass es in vielen Unternehmen unzählige solche Ineffizienzen gibt, die in Summe die Leistung des Gesamtsystems deutlich nach unten ziehen. Ineffizienzen, die in Zeiten des Erfolgs vielleicht bloß ärgerlich sind, in Krisenzeiten jedoch die guten von den weniger guten Unternehmen trennen. Ganz brutal.“

Gedanken aus Lean-Sicht

Lean-Experte und –Coach Wolfgang Grasl, der unseren Lesern vergangenes Jahr im E&W-Exklusivinterview (das Sie hier im Downloadbereich nachlesen können) einen Einblick in die Welt von Lean (und Hausverstand) gab, kennt die Situation und ergänzt: Das „Linke-Lade-Problem“ ist tatsächlich aus dem Leben gegriffen. Ich erkenne mich selbst und viele Kunden in dieser bzw. ähnlichen Alltagssituationen wieder.

Ein „Problem“ ist in der Lean-Sprache eine erkannte Verbesserungsmöglichkeit. Man sagt daher auch „no problem is a problem“, weil es wichtig ist die vielen kleinen Verschwendungen aufzuzeigen und zu reduzieren. Die Summe dieser vielen kleinen Verbesserungen macht unterm Strich mehr aus, als man glauben würde und macht unsere Prozesse wesentlich effektiver. Das bringt in Summe mehr als so manche große Investition und macht darüber hinaus auch noch Freude.

Mögliche Lösung aus Lean-Sicht

Ich möchte Ihnen an dieser Stelle aufzeigen wie aus „Lean“ Sicht solche „Probleme“, die wir sicher alle in unterschiedlichen Ausprägungen kennen, am besten angegangen werden. Sei es der Autoschlüssel, den wir drei Mal am Tag suchen, Werkzeug, das immer am falschen Ort liegt, die veraltete Software, die uns regelmäßig zu schaffen macht, oder Zahlungseingänge, die früher kommen sollten.

Die meisten von uns neigen dazu, wiederkehrenden (kleine) „Probleme“ relativ schnell zu verdrängen, um uns bald erneut darüber zu ärgern. Dann ärgern wir uns nicht nur über das Problem selbst sondern auch über uns, weil wir das noch immer nicht „behoben“ haben. Wir können diese „kognitive Dissonanz“, also den Frust, lösen indem wir uns endlich dem eigentlichen Problem widmen.

Vorgangsweise in drei Schritten

Ich empfehle in drei Schritten vorzugehen:

1. Visualisieren sie das Problem indem sie eine einfache Strichliste erstellen die gut sichtbar am „Ort des Geschehens“ liegt oder hängt. Im Fall des „Linke Lade Problems“, also am Schreibtisch, um die Häufigkeit des Auftretens vor Augen zu haben.
2. Quantifizieren sie das Problem indem sie die verschwendete Zeit messen oder den finanziellen Schaden eines einzelnes Ereignisses aufschreiben. Im Falle von verursachter Unzufriedenheit beim Kunden ist das sehr schwierig aber umso wichtiger. Die Zahl muss nicht 100% genau sein, machen sie keine Wissenschaft daraus!
3. Addieren sie am Ende einer Woche oder eines Monats ihre Striche (aus Schritt 1) und multiplizieren sie das Ergebnis mit der Zeit oder dem Betrag aus Schritt 2. Multiplizieren sie dieses Ergebnis jetzt nochmal mit 12 (Monate) oder 52 (Wochen) um auf die Zeit und/oder Kosten auf Jahresbasis hochzurechnen.

   Zur besseren Vorstellung nehmen wir wieder das „Linke Lade Problem“. Hier waren es mehrmals am Tag 2-3 Minuten Suchzeit, in Summe nehmen wir als Ergebnis 8 Minuten an. 8 Minuten mal 250 Arbeitstage ergibt 2000 Minuten oder 33,3 Stunden oder 4 Arbeitstage pro Jahr (!). Nicht zu vergessen bedeutet jedes dieser „Probleme“ auch immer Frust, und Ärger, ganz zu schweigen von der Unterbrechung der eigentlichen Arbeit.

   Jetzt können sie diese „Kosten“ ( 4 Arbeitstage) dem geschätzten Verbesserungsaufwand (20 Minuten Aufräumen der Lade) gegenüberstellen und selbst entscheiden ob das Problem angegangen wird oder ob es gar nicht so schlimm ist, sie sich also auch nicht mehr über sich selbst ärgern müssen.

Das ist natürlich noch nicht die Lösung des Problems aber meistens die Motivation es endlich zu beheben.

Bei der eigentlichen Lösung des Problems empfiehlt es sich in vielen Fällen mit einfachen Techniken eine Ursachenanalyse durchzuführen. Das behebt das Problem meistens für lange Zeit und vermeidet, dass wir nicht nur Symptome bekämpfen und nach kurzer Zeit den gleichen Frust wieder erleben.